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Die lokale Koordinierungsgruppe, die über witterungsbedingte Unterrichtseinschränkungen entscheidet, setzt sich aus Vertretern des Landratsamtes und aus schulischen Vertretern zusammen. Die Regierung von Mittelfranken ist durch das Staatliche Schulamt in den Prozess einzubinden. Da das Staatliche Schulamt Roth-Schwabach für Schwabach und den Landkreis Roth zuständig ist, ist auch die städtische Verwaltung in der lokalen Koordinierungsgruppe vertreten. Die Entscheidung betrifft deshalb nicht nur Schwabach, sondern auch grundsätzlich den gesamten Landkreis Roth.
Der Einsatzleiter des Bauhofs meldet der fachlichen Leitung des Staatlichen Schulamts, wenn abzusehen ist, dass wegen der Straßenverhältnisse ein gefahrloser Schulweg nicht möglich und der Schulbusverkehr behindert ist.
In Absprache mit Mitgliedern der lokalen Koordinierungsgruppe entscheidet die fachliche Leitung des Staatlichen Schulamts dann, ob es zu Unterrichtseinschränkungen kommt oder nicht.
Der oben beschriebene Meldeweg sollte möglichst am Tag vor dem Unterrichtsausfall (bis 17 Uhr) abgearbeitet sein.
Im Akutfall kann es aber auch zu kurzfristigen Einschränkungen kommen, da die Straßenmeisterei frühmorgens ab ca. 4:30 Uhr bei ihren Fahrten auf den Straßen genauere Einblicke in die Situation vor Ort erhält.
Es wird deshalb allen Eltern geraten, sich über die Website des Bayerischen Kultusministeriums auf dem Laufenden zu halten. (https://www.unterrichtsausfall.bayern.de/)
Über ein „Schneeballsystem“ werden alle beteiligten Akteure unverzüglich über Unterrichtseinschränkungen informiert, so dass z. B. auch über die verschiedenen Kanäle der Stadt (Homepage, Facebook, Instagram) entsprechende Informationen geteilt werden. Auch im Internetportal „Unterrichtsausfall“ des Bay. KM wird dies eingestellt.
Da die Entscheidung über Unterrichtseinschränkungen über die jeweiligen Bezirke der Staatlichen Schulämter getroffen wird, kann es passieren, dass – wie zuletzt – in Schwabach Präsenzunterricht stattfindet, in Nürnberg oder Erlangen nicht.